Case Study EVN – IDAS đồng hành số hóa hệ thống quản lý tại các đơn vị ngành điện
Trong nhiều năm triển khai các giải pháp quản trị và ISO điện tử, IDAS đã đồng hành cùng nhiều đơn vị trong hệ sinh thái Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN, từ các đơn vị phát điện, thủy điện, truyền tải đến các Tổng công ty và Công ty Điện lực.
Các dự án hướng tới mục tiêu chung là từng bước chuyển hoạt động quản lý từ Word, Excel, email và hồ sơ phân tán sang môi trường quản lý tập trung, có quy trình và dữ liệu xuyên suốt.
Một số đơn vị EVN đã triển khai
Trong quá trình triển khai, IDAS đã đồng hành cùng nhiều đơn vị ngành điện, tiêu biểu như:
- Công ty Thủy điện Tuyên Quang – EVN
- Công ty Thủy điện Huội Quảng – Bản Chát – EVN
- Công ty Thủy điện Hòa Bình – EVN
- Công ty Điện lực Sơn La – EVNNPC
- Công ty Truyền tải điện 4 – EVNNPT
- Công ty CP Phát điện 3 – EVNGENCO3
- Tổng công ty Điện lực miền Nam – EVNSPC
- Trung tâm Điều độ Hệ thống điện TP.HCM – EVNHCMC
- Công ty CNTT Điện lực TP.HCM – EVNHCMC
- Công ty Điện lực Cần Thơ
- Công ty Điện lực Kiên Giang
- Công ty Điện lực Bạc Liêu
Ngoài ra, IDAS còn triển khai tại nhiều đơn vị sản xuất điện và thủy điện khác, tạo nên kinh nghiệm thực tế trong việc số hóa hệ thống quản lý cho doanh nghiệp ngành năng lượng.
Bài toán đặt ra
Các đơn vị ngành điện thường có quy mô lớn, nhiều phòng ban, nhiều quy trình và yêu cầu cao về tính liên tục, an toàn và khả năng kiểm soát.
Trong phương thức quản lý truyền thống, một số hoạt động có thể còn phụ thuộc vào:
Word → Excel → Email → Hồ sơ giấy → Báo cáo thủ công
Khi số lượng tài liệu, quy trình và công việc tăng lên, việc quản lý dễ phát sinh các vấn đề như:
- Tài liệu và hồ sơ phân tán
- Khó kiểm soát phiên bản
- Quy trình chưa gắn chặt với công việc thực tế
- Công việc cần nhắc thủ công
- Khó theo dõi tiến độ và trách nhiệm
- Mất thời gian tổng hợp dữ liệu phục vụ đánh giá
- CAPA và hoạt động cải tiến được quản lý riêng lẻ
Bài toán không chỉ là số hóa tài liệu ISO, mà là số hóa toàn bộ quá trình vận hành hệ thống quản lý.
Giải pháp ISO điện tử IDAS
IDAS triển khai theo hướng kết hợp giữa tư vấn, chuẩn hóa hệ thống và nền tảng ISO điện tử.
Chu trình tổng thể:
Khảo sát → Chuẩn hóa → Số hóa → Đào tạo → Vận hành → Đánh giá → Cải tiến
Quản lý tài liệu tập trung
Các chính sách, quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu được quản lý tập trung trên hệ thống.
Quá trình được tổ chức:
Soạn thảo → Xem xét → Phê duyệt → Ban hành → Cập nhật
Qua đó, người dùng thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm và sử dụng đúng tài liệu đang có hiệu lực.
Số hóa quy trình
IDAS hướng tới chuyển quy trình từ tài liệu sang hoạt động thực tế:
Quy trình → Người thực hiện → Công việc → Kết quả → Hồ sơ
Người dùng có thể biết rõ mình cần thực hiện nội dung gì, thời hạn và trạng thái xử lý.
Qua đó, ISO không chỉ nằm trong tài liệu mà được đưa vào công việc hàng ngày.
Quản lý công việc và nhắc việc
Các nhiệm vụ phát sinh từ quy trình, đánh giá, rủi ro hoặc hoạt động cải tiến có thể được giao trực tiếp đến người phụ trách.
Chu trình:
Giao việc → Thông báo → Thực hiện → Nhắc việc → Theo dõi → Hoàn thành
Điều này giúp tăng tính minh bạch về trách nhiệm và hạn chế bỏ sót công việc.
Quản lý rủi ro và an toàn thông tin
Tại các đơn vị có phạm vi triển khai ISO/IEC 27001, IDAS hỗ trợ quản lý xuyên suốt:
Nhận diện rủi ro → Đánh giá → Biện pháp kiểm soát → Phân công → Theo dõi → Đánh giá lại
Qua đó, rủi ro được kết nối với hành động thực tế thay vì chỉ nằm trong bảng đánh giá.
Đánh giá nội bộ và CAPA
Hoạt động đánh giá được số hóa theo chu trình:
Lập kế hoạch → Đánh giá → Phát hiện → Khắc phục → Theo dõi → Hoàn thành
Các điểm không phù hợp có thể tiếp tục được quản lý thông qua CAPA:
Phát hiện → Nguyên nhân → Hành động → Người phụ trách → Đánh giá hiệu quả → Cải tiến
Nhờ đó, vấn đề được theo dõi đến cùng thay vì chỉ ghi nhận trong biên bản.
Đào tạo và vận hành
IDAS không chỉ cung cấp nền tảng mà còn hỗ trợ đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ ISO và người sử dụng.
Quá trình triển khai hướng tới việc giúp đơn vị có thể:
Hiểu hệ thống → Sử dụng hệ thống → Tự vận hành → Tự đánh giá → Duy trì và cải tiến
Đây là yếu tố quan trọng để ISO điện tử thực sự được sử dụng trong hoạt động hàng ngày.
Từ ISO trên tài liệu đến ISO được vận hành
Cách quản lý truyền thống:
Tài liệu → Thực hiện → Excel theo dõi → Tổng hợp → Báo cáo
Với ISO điện tử IDAS:
Tiêu chuẩn → Quy trình → Công việc → Hồ sơ → Dữ liệu → Đánh giá → Cải tiến
Điểm khác biệt không chỉ nằm ở việc giảm giấy tờ mà ở khả năng kết nối các hoạt động quản lý thành một chuỗi xuyên suốt.
Giá trị nổi bật
Tập trung
Tài liệu, quy trình, công việc và dữ liệu được quản lý trên một nền tảng.
Minh bạch
Rõ người phụ trách, thời hạn, tiến độ và kết quả.
Kiểm soát
Thuận tiện theo dõi quy trình, rủi ro, đánh giá và hành động khắc phục.
Hỗ trợ Audit
Hồ sơ được hình thành trong quá trình vận hành, giảm thời gian tìm kiếm và tổng hợp bằng chứng.
Cải tiến
Dữ liệu từ hoạt động thực tế trở thành đầu vào cho đánh giá, CAPA và cải tiến hệ thống.
EVN & IDAS – Kinh nghiệm số hóa hệ thống quản lý trong ngành điện
Việc triển khai tại nhiều đơn vị thuộc hệ sinh thái EVN giúp IDAS tích lũy kinh nghiệm thực tế trong môi trường phát điện, thủy điện, truyền tải, điều độ và phân phối điện.
Từ những phạm vi và yêu cầu khác nhau, định hướng xuyên suốt vẫn là:
Chuẩn hóa → Số hóa → Vận hành → Kiểm soát → Dữ liệu → Cải tiến
Qua đó, IDAS hướng tới đưa hệ thống ISO từ một hệ thống tài liệu trở thành một nền tảng quản trị được sử dụng trong hoạt động thực tế.
IDAS đồng hành cùng ngành điện trên hành trình chuyển đổi số hệ thống quản lý
Tiêu chuẩn → Quy trình → Con người → Công việc → Dữ liệu → Đánh giá → Cải tiến
Đăng ký Demo
Nhận tư vấn ISO điện tử
Tôi cũng đề xuất ảnh Case Study EVN tiếp theo không nên để logo EVNGENCO2 nữa, mà nên dùng logo EVN ở vị trí đối tác chính, nhân vật IDAS và bối cảnh ngành điện; phía dưới có thể thể hiện các nhánh Phát điện – Thủy điện – Truyền tải – Điều độ – Phân phối điện. Như vậy ảnh sẽ đúng với phạm vi bài này hơn.
